Unter Moderation versteht man eine Methode zur Steuerung der Kommunikation in Arbeitsgruppen. Die Gruppe soll dabei kooperativ und gemeinschaftlich hin zu einem Ergebnis geführt werden. Die Moderation soll im Gegensatz zu gewohnten Gesprächsstrukturen, in denen ein Gesprächsleiter ein Gespräch lenkt und beeinflußt, die motivierte, aktive Mitarbeit aller Beteiligten fördern. Damit soll ein von allen akzeptiertes und nachvollziehbares Ergebnis erreicht werden. Dem Moderator obliegt die Rolle des neutralen Gesprächsleiters, der sich aus inhaltlichen Fragestellungen heraus hält.
Die Moderationsfähigkeit ist eine Kernkompetenz erfolgreicher Teams, die effektiv miteinander diskutieren und entscheiden, ohne sich in Beziehungskonflikten und endlosen Diskursen zu verrennen.

Die Moderation kann grundsätzlich überall dort eingesetzt werden, wo es darum geht, in einer Gruppe durch einen kommunikativen Austausch gemeinsame Ergebnisse zu erarbeiten.
Ziel einer Moderation kann es sein, Aufgaben oder Probleme zu definieren, Schwachstellen und ihre Lösungsmöglichkeiten zu analysieren, kreative Ideen zu finden, oder auch transparente Ziele zu entwickeln (z.B. Unternehmensvision).
Dies kann u.a. im Rahmen von Workshops, Qualitätszirkeln, Projektbesprechungen und Konferenzen geschehen.
Die ideale Gruppengröße umfaßt 4 bis 12 Teilnehmer, wobei größere Gruppen Idealerweise durch zwei oder mehr Moderatoren geleitet werden sollten.
Auf eine Moderation sollte verzichtet werden, wenn Ergebnisse einer Besprechung bereits im Vorfeld feststehen sollten, oder falls die Zeitstruktur eine effektive Moderation nicht zuläßt.
Moderation als Hilfsmittel zur Strukturierung von Gruppengesprächen wird zunehmend eingesetzt, weil erkannt wurde, daß Besprechungen somit effektiver und effizienter gestaltet werden können. In ihrer jetzigen Form wurde die Moderationsmethode Mitte/Ende der sechziger Jahre entwickelt. Ziel war es, Entscheidungen auf eine gemeinschaftliche Basis zu stellen und somit das Wissen aller Mitarbeiter ausnutzen zu können.

VORAUSSETZUNGEN

1. Der Moderator

Die Rolle des Moderators ist eine sehr wichtige Einflußgröße auf die Qualität des Gruppenprozesses und somit auf das Ergebnis der Arbeit. Er steuert die Veranstaltung, ohne fachlich oder emotional einzugreifen.
Seine Aktivität ist dabei dynamisch durch die Reife der Gruppe bestimmt:

Moderation 1

Bei größeren Unternehmen werden oftmals Moderatoren aus der Personalabteilung oder „Externe“ für Besprechungen eingefordert, da es allgemein von Vorteil ist, Besprechungen mit „heiklen“ Themen von „Externen“ moderieren zu lassen, da diese neutral sind.
Bei seiner Funktionsausübung sollte sich der Moderator folgender Sachverhalte bewußt sein:

Der Moderator geht mit positiver Einstellung an die Arbeit:

Sehr wichtig ist es, daß der Moderator grundsätzlich positive Stimmung verbreitet, sich rege und offen für alle Wahrnehmungen zeigt und durch eigene Stimmungslagen keinen negativen Einfluß auf die Gruppe ausübt. Der Moderator muß sich hierbei seiner Wirkung auf die Gruppe bewußt sein.

Der Moderator spielt keine Rolle:

Er stellt sich zurück und fördert die Profilierung der Gruppe.

Der Moderator arbeitet ohne inhaltliche Beteiligung und Ziele:

Er steuert den Gruppenprozeß aus einer neutralen Position heraus. Seine Ziele liegen in einer guten Gruppenarbeit, in der Entscheidungen auf Konsens basieren.

Der Moderator wertet nicht:

Jede Anregung aus der Gruppe ist als gleichgestellt anzusehen. Eine Bewertung über Relevanz, Güte und Art von Äußerungen macht die Gruppe selbst.

Der Moderator ist Partner aller Beteiligten:

Alle Mitglieder der Runde sind gleichberechtigte Partner, wie auch immer die reale Hierarchiestruktur auszusehen vermag.

Der Moderator fördert die Kreativität:

Er muß den Rahmen schaffen, der kreatives Arbeiten ermöglicht und fördert. Der Moderator muß auch in schwierigen Situationen stets Ruhe und Gelassenheit verbreiten, um die Gruppe nicht zu verunsichern.

Der Moderator ist vorbereitet:

Er muß eventuelle Schwierigkeiten, die in der Moderation auf ihn zukommen können, kennen und darauf vorbereitet sein.

Der Moderator bewältigt Störungen:

Innerhalb der Gruppenarbeit haben Störungen und Probleme Vorrang, da diese immer im Gegensatz zu guten, für alle Beteiligten tragfähigen, Lösungen stehen. Die Bearbeitung der Probleme bietet der Gruppe die Chance, auf ihrem Weg ein Stück weiter zu kommen.

Der Moderator reagiert deshalb angemessen auf Gruppenprobleme:

In derartigen Problemen ist viel Energie enthalten, die in mehrfacher Weise dem konstruktiven Gruppenprozeß verloren geht, da der Störer i.a. nicht in die Gruppenarbeit integriert ist und jene selbst durch Störungen negativ beeinflußt ist. Daher ist der Umgang damit eine wichtige Aufgabe des Moderators. Er trennt die sachliche Komponente einer Störung von emotionalen Aspekten, um somit die weitere Arbeite zu ermöglichen. Neben viel Erfahrung und dem nötigen Gruppengefühl gibt es einige wichtige Methoden die hierfür eingesetzt werden können:

• Sprache in der Moderation: Fragetechniken, kallibrieren & Rapport herstellen

Zusammenfassend kann ein guter Moderator durch folgende Punkte charakterisiert werden:

Er hat ein großes Herz:

…indem er seine Teilnehmer durch Wertschätzung ihrer Person und ihrer Beiträge würdigt und indem er stets das „Ganze“ vor Augen hat und niemanden aus der Gruppe ausgrenzt.

Er hat große Augen:

Non-verbale Strömungen und Prozeßverläufe werden von ihm im Vorfeld erkannt.

Er hat große Ohren:

Jeder Beitrag ist wichtig für den Gesamtprozeß und ist entsprechend ernst zu nehmen.

Sein Werkzeug ist die Frage:

Mittels seiner Fragen soll das Potential der Gruppe hin zu einem inhaltlichen Ergebnis geführt werden, ohne daß der Moderator selbst in den inhaltlichen Prozeß eingreift.

 

2. Die Teilnehmer

Die Teilnehmer sollten auf freiwilliger Basis an der Moderation teilnehmen. Ist dies nicht möglich (obligatorische Veranstaltung), so muß der Moderator großes Geschick beweisen, um alle Teilnehmer in den Gruppenprozeß integrieren zu können. Hierarchische Strukturen haben in der Moderation keine Geltung, so daß alle Teilnehmer gleichgestellt sind. Teilnehmende Führungskräfte müssen sich dessen im Klaren sein und bereit sein, sich in die Gruppe zu integrieren. Auf der anderen Seite müssen etwaige Berührungsängste tiefer gestellter Mitarbeiter gegenüber ihren Vorgesetzten überwunden werden, um das Wissen aller konstruktiv nutzen zu können.    Alle Teilnehmer müssen sich ihrer Verantwortung bewußt sein, da nur sie selbst für die Güte des Ergebnisses und dessen Umsetzung verantwortlich sind.

Moderation 2

 

VORBEREITUNG

Die Moderation erfordert ein hohes Maß an Vorbereitung. So müssen neben einer groben Strukturierung von Methode und Ablaufplan auch Themen, Zielsetzungen und der Teilnehmerkreis bereits im Vorfeld diskutiert und festgelegt werden. Daneben muß auch die Bereitstellung von Raum und Arbeitsmitteln genau geplant sein, um den Rahmen für einen kreativen und effektiven Ablauf schaffen zu können.

1. Medien

Jeder Mensch behält von dem was er liest nur 10%, von dem was er hört 20% und von dem was er sieht und hört 50%. Dies macht deutlich, daß der Visualisierung, sprich der bildhaften Darstellung, in Besprechungen eine große Bedeutung zukommt:

Moderation 3

 

moderations medien

Tabelle 1: Medien zur Visualisierung

Für eine Moderation scheinen insgesamt besonders die Medien Flip-Chart und vor allem Pinwand geeignet zu sein, da diese die aktive Mitgestaltung der Teilnehmer erlauben und somit deren inhaltliche Beeinflußung einschränken können.

DURCHFÜHRUNG – DER MODERATIONSZYKLUS

Eine Moderation wird in definierten, aber variierbaren Einzelschritten durchgeführt. Diese müssen dabei nicht schriftlich und für alle Teilnehmer als Schema offensichtlich festgehalten werden, sondern es genügt, wenn der Moderator die Phasen im Hinterkopf behält.
Grundsätzlich eignen sich für eine Moderation die Anwendung der allgemeingültigen neun Phasen einer Besprechung, erweitert eventuell noch um eine vorgeschaltete „Warm-up“-Phase, die zur Auflockerung und zum Kennenlernen der Beteiligten dient. Diese Phase ist insbesondere in Gruppen notwendig, in denen nicht alle Personen untereinander bekannt sind. Weiterhin muß vorausgesetzt werden, daß das Thema in seiner allgemeinsten Form allen Teilnehmern bereits im Vorfeld bekannt ist und daß Klarheit über das grundsätzliche Ziel der Moderation hergestellt wurde.

Phase 1: Transparenz über Ablauf, Rollen und Regeln

Ziel dieser Phase ist es, Klarheit bezüglich Rahmenbedingungen und Grundlagen einer Moderation herzustellen. Nur wenn alle Teilnehmer Ziel und Weg kennen, werden sie in einer Moderation wirklich zielorientiert und verantwortungsbewußt arbeiten können. Spiel-, Team-, Arbeits-, oder Besprechungsregeln wiederholen zwar oft Selbstverständlichkeiten. In der Praxis werden diese jedoch oftmals verletzt.
Methoden:
•    Visualisierung auf Pinwand oder Flip-Chart (Präsentationstechnik)
•    Gemeinsames Erarbeiten der Arbeitsregeln per Zurufliste oder Kartenabfrage

Phase 2: Themenorientierung

In dieser Phase geht es nun darum, den Einstieg in das Thema zu finden. Der Moderator hat die Aufgabe, die Teilnehmer auf die vor ihnen liegenden Inhalte einzustimmen und zu konzentrieren. Das Interesse der Teilnehmer wird dabei am Besten geweckt, wenn diese auf emotionaler Ebene von dem Thema angesprochen werden.
Methoden:
•    Einpunkt-Abfrage um Meinungen und Stimmungen der Teilnehmer zu erfahren
•    Präsentation des Themenkomplexes
•    Übungen oder Spiele wecken Interesse
•    Gezielte Einstiegsfragen

Phase 3: Problembeobachtung

Nun werden Teilaspekte des zu diskutierenden Problems von der Gruppe zusammengetragen. Dabei ist es wichtig, daß die Gruppe hierbei gemeinschaftlich verschiedene Perspektiven des Themas durchschreitet (z.B. aus dem Blickwinkel der Marketingabteilung, der Produktion,…). Dadurch werden einseitige Betrachtungsweisen vermieden und der Gruppe ein Gesamtverständnis des Problems in all seinen Facetten vermittelt. Mögliche Methoden sind hierfür z.B.:
•    Kartenabfrage
•    Sprache in der Moderation  (PAKKO-Muster)
•    Zurufliste

Phase 4: Hauptursachen bestimmen

Erst jetzt werden die verschiedenen Teilbetrachtungen zusammengeführt und bewertet. So können aus einer Gesamtansicht des Problems, die wirklichen Hauptursachen herauskristallisiert werden.
Methoden:
•    Clustern (Kartenabfrage)
•    Mehrpunkt-Abfrage (Bewertungstechniken in der Moderation)
•    Fischgrätendiagramm (Ishikawa-Diagramm)
•    Kleingruppenarbeit mit abschließender Präsentation der Ergebnisse

Phase 5: Gemeinsames Ziel festlegen

Das gemeinsame Ziel dient zum einen dazu, alle Teilnehmer der Besprechung auf ein gemeinsames Ergebnis auszurichten und dabei die Vorstellungen von dem was in dieser Sitzung erreicht werden kann abzugleichen. Ein weiterer Aspekt des gemeinsamen Zieles ist es neben der Zeiteinteilung innerhalb des Meetings das Arbeitsergebnis auf die langfristigen Bedürfnisse der Teilnehmer auszurichten.
Eine mögliche Vorgehensweise bietet der erweiterte Zielrahmen.

Phase 6: Lösungsvorschläge ausarbeiten

In dieser Phase geht es darum, potentielle Lösungsmöglichkeiten zu finden. Dabei sollen bewußt auch unkonventionelle Ideen berücksichtigt werden. Die größte Gefahr bei der Entwicklung neuer Ideen sind „Killerphrasen“! Daher ist es sehr wichtig, dass der Moderator darauf achtet, dass diese unterlassen bleiben.
Methoden:
•    Brainstorming, Brainwriting
•    Kartenabfragen
•    Synektik
•    Morphologischer Kasten
•    Mind-Mapping
•    Walt Disney Strategie
•    T-Wand

Phase 7: Lösungsvorschläge bewertenund ausarbeiten

Die in Phase 4 erarbeiteten potentiellen Lösungswege werden nun bewertet. Die Bewertungskriterien werden dabei in quantitative (z.B. monetäre Größen, meßbarer Nutzen) und qualitative (z.B. gut oder schlecht) Bewertungskriterien unterschieden.
Methoden:
•    Kleingruppenarbeit
•    Mehrpunkt-Abfrage (Bewertungstechniken in der Moderation)
•    Gewinn-/Kostenvergleichsrechungen
•    Nutzwertanalysen

Phase 8: Ergebnissicherung

Das vorher erarbeitete Ergebnis soll gesichert werden, d.h. einzelne Arbeitspakete müssen festgelegt und verteilt werden. Das Ergebnis sollte sich dabei am vorher definierten Ziel orientieren. Jedem Anwesenden sollte klar sein, was er zu tun haben wird. Konkrete Vereinbarungen der Teilnehmer werden in einem Maßnahmenplan festgelegt.
Methoden:
•    Maßnahmenplan

Phase 9: Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen

Ein Maßnahmenkatalog macht natürlich nur dann Sinn, wenn dieser auch umgesetzt wird und seine Realisierung zu den gewünschten Erfolgen führt. Deshalb ist eine Überprüfung von Umsetzung und Wirkung unerläßlich. Dies wird durch klare Terminplanungen und Verantwortungsbereiche im Maßnahmenkatalog erreicht.
Methoden:
•    Maßnahmenplan

Phase 10: Reflexionsprozess

Der Moderator hat gemeinsam mit der Gruppe den Prozeß der Moderation zu reflektieren. Ziel hiervon ist es, aus vergangenen Fehlern  im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses lernen zu können.
Methoden:
•    Einpunkt-Abfrage (Bewertungstechniken in der Moderation)
•    Blitzlicht
•    Offene Feedbackrunde (Feedback)
•    Manöverkritik (Feedback)

Vorteile
  • Indem alle Teilnehmer gleichberechtigt sind, fördert die Moderation ein kollektives Problembewußtsein.
  • Da die Gruppe selbst für die Ermittlung des Resultats verantwortlich ist, wird das Ergebnis ein hohes Maß an Akzeptanz erfahren.
  • Die Moderation ist kurzweilig, da viele verschiedene Arbeitstechniken zu Auflockerung und Abwechslung beitragen.
  • Durch die gezielte Anwendung diverser Moderationstechniken kann die Dominanz einzelner Personen gemildert werden, indem alle gleichberechtigt zu Wort kommen. Somit kann das Ergebnis auf Basis des Wissens aller Teilnehmer ermittelt werden.
  • Durch die Visualisierung der Inhalte im Rahmen einer Moderation werden komplexe Inhalte überschaubar und Gedanken anderer nachvollziehbar.
Nachteile
  • Der Moderator muß gut vorbereitet in eine Moderation gehen, will er nicht von der Dynamik des Prozesses überrascht werden.
  • Deshalb eignet sich auch nicht jeder zum Moderator. Ein Moderator muß Moderationskompetenz und Know-How mitbringen, um mit den Moderationsmedien arbeiten zu können und vor allem um den Gruppenprozeß stets steuern zu können.
  • Eine Moderation ist selten spontan und bedarf präziser Planung.
  • Zur Durchführung einer Moderation wird eine große, mit allen notwendigen Hilfsmitteln ausgestattete Räumlichkeit erfordert.
LITERATUR
Hausmann, G. & Stürmer, H. :

„Zielwirksame Moderation: der gemeinsame Weg zum Ergebnis“. Expert-Verlag, Renningen-Malmsheim, 1994.

Klebert, K., Schrader, E. & Straub, W.G. :

„Moderationsmethode“. Windmühlen-Verlag, Hamburg, 1996.

Klebert, K., Schrader, E. & Straub, W.G. :

„Kurzmoderation“. Windmühlen-Verlag, Hamburg, 1998.

Schnelle-Cölln, T. Schnelle, E. &Schrader, E. :

„Visualisieren in der Moderation“. Windmühlen-Verlag, Hamburg, 1998.

Seifert,W. (Hrsg.) :

„Besprechungs-Moderation: Mit neuen Techniken effektiv leiten, erfolgreich teilnehmen, Zeit sparen, Ziele erreichen. Gabal-Verlag, Bremen, 1994

Wohlgemuth, A. (Hrsg.) :

„Moderation in Organisationen – Problemlösungsmethode für Führungsleute und Berater. Haupt-Verlag, Stuttgart, 1995

Grafiken: Dr. Dill „Vom Markt zum Markt“


Christoph Dill

Christoph Dill

Seit 2003 bin ich in der Beratung tätig, seit 2006 als Partner und damit einer der 11 Eigentümer unserer Firma. Seit 2010 stehe ich für den Kompetenzbereich Innovation & Engineering unserer AG, was seit jeher mein Beratungsumfeld darstellt. Hier habe ich ein sehr breites methodisches Fundament, das ich mit meinem Doktorvater Prof Dr. Ing dieter Spath (ehemals Leiter des Fraunhofer IAO, Stuttgart) auch in Form des Buchs ‚Vom Markt zum Markt‘ veröffentlicht habe. Aufbauend auf diesem Fundament entwickle, gestalte und begleite Kunden im Umfeld von Innovation und Prozess- und Projektmanagement. So kann ich dort einen Beitrag leisten, dass Produkte, Prozessen und Businessmodelle erfolgreich und marktfähig entwickelt und realisiert werden. Meine Freizeit verbringe ich gerne mit meiner Familie, gehe Joggen, Mountainbiken und im Winter vor allem gerne Skifahren. Ski ist für mich mehr als ein Sport, sondern Teil meines Lebens.

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