In 15 Minuten 30 Menschen überzeugen – Arbeiten mit SAP Scenes
Ausgangssituation:

Unser CRM System enthält viele Daten von Kunden und Ansprechpartnern. Die Qualität und Aktualität ist fragwürdig. Alle Kollegen meckern und schimpfen über die Aussagekraft und die Verwertbarkeit von Auswertungen der Daten und wie kompliziert die Pflege der Daten ist und wie alt die Anwendung ist. Kurz: der Ruf nach einem neuen Tool ertönt immer lauter und öfter.

Für mich als ITler ein gefundenes Fressen. Doch ein Credo von mir ist „A fool with a tool is still a fool.“ Jetzt möchte ich nicht sagen, dass alle meine Kollegen Deppen sind, ganz im Gegenteil. Ich halte große Stücke auf sie. Dennoch ist offensichtlich, dass der Weg und die Art und Weise, wie Daten in unser CRM hinein und Auswertungen herauskommen, die Menschen mindestens in ihrer Motivation überfordert.

In einem Team von 5 Kollegen haben wir uns das Thema zur Brust genommen. Nach einigen Diskussionen ist uns die Idee gekommen, dass wir die Dateneingabe so sexy und einfach gestalten müssen, dass jeder Lust darauf hat die Informationen aus dem Kundengespräch eben schnell einzupflegen. Am besten in max. 5 Minuten online per App.

Damit ändert sich der gesamte Prozess rund um das CRM System.

Die Erfassung erfolgt heute vom Rechner via VPN direkt im System. Von unterwegs im Zug eher lästig, im Auto nahezu unmöglich. Also am Abend im Hotel oder zu Hause. Wir wissen alle, wie das ausgeht. Zukünftig online in der App und die Daten werden im existierenden CRM System abgelegt. Das hat was!

Die Daten, die erfasst werden, sollen sich auf wenige Felder beschränken und immer aus Auswahllisten bestehen. Damit erreichen wir eine einfache und fehlerfreie Eingabe. Der Gesprächsinhalt wird per Diktierfunktion des Handys direkt in die App gesprochen und als Text im CRM abgelegt. Folgeaktivitäten und Wiedervorlagen werden per Auswahl in der App aktiviert und im CRM eingestellt. – So der Plan!

Die Herausforderung war jetzt, 30 Kollegen davon zu überzeugen, dass dieser neue Prozess uns allen das Leben erleichtert, ohne dass es ein neues CRM System gibt (was vermutlich auch zu keiner signifikanten Verbesserung der Datenpflege beigetragen hätte). Um die Kollegen ins Boot zu holen und das Procedere anschaulich darzustellen, haben wir uns Scense von SAP bedient und damit den Prozessablauf visualisiert. Die freiverfügbaren Vorlagen können hier heruntergeladen werden.

Scenes:

Basiert darauf, dass einfache grafische Darstellung dazu beitragen, dass Sachverhalte leichter verständlich gemacht werden können. Viele Menschen trauen sich allerdings nicht zu etwas zu zeichnen. Daher gibt es ein Set von vorgefertigten Figuren, Objekten, Sprechblasen etc. die dazu genutzt werden können Szenen darzustellen, die für einen Prozess relevant sind. Die Elemente einer Szene können von allen Seiten betrachtet und auch verschoben werden. Die Elemente sind beschreibbar und können so auf die jeweilige spezifische Szene individuell angepasst werden. Mit dem Baukasten ist jeder in der Lage Szenen darzustellen und im Rahmen eines Workshops zu erarbeiten. Wer mehr zu Scenes wissen möchte kann hier ein Interview mit  Karen Detken lesen. Wie es zu der Entstehung von SAP SCENES gekommen ist.

Weiteres Vorgehen:

Nach der Vorstellung und Klärung von Fragen waren alle mit dem neuen Prozess einverstanden. Für die Felder und Feldlisten hatten wir Vorschläge ausgearbeitet, die jetzt in Kleingruppen diskutiert und dann konsolidiert werden. Wie für Berater üblich, haben diese Diskussionen den weitaus größeren Teil der Zeit in Anspruch genommen. BTW: sie haben den dafür eingeplanten Zeitrahmen deutlich gesprengt! 😉
Letztlich haben wir es geschafft, in 2 Std. ein neues Prozessvorgehen zu definieren, die relevanten Felder und Wertelisten zu definieren und dass mit einer hohen Beteiligung und Akzeptanz aller. Zum Jahreswechsel wird die App inkl. Stammdatenmigration (auf die wenigen Felder, die noch benötigt werden) und Nacharbeit durch die Kollegen fertig gestellt sein. Somit können wir zum 01.01.2017 mit unserem mobilen CRM Marke Eigenbau live gehen. Bei der Einführung eines neuen CRM Systems wären wir vermutlich bis dahin mit der Aufnahme der Wunschlisten der Berater beschäftigt gewesen. Wer kennt das nicht?

Grafik: Schiffbauer


Tomas Schiffbauer

Tomas Schiffbauer

Experte für digitale Innovationen.

Ich arbeite seit fast 20 Jahren als Berater. Aus der IT kommend, über die Projektleitung bis hin zum Coach für Führungskräfte. Durch meine weltweiten Projekte durfte ich viele verschiedene kulturelle Ansätze und Menschen kennenlernen, was für mich eine Bereicherung darstellt. Seit 2012 bin ich im Team von Liebich & Partner.


Meine Beratungsschwerpunkte:

  • Innovationslotse: Leitung und Begleitung für Innovation und Projekten; agil vom Markt zum Markt
  • Konzipieren und Begleiten von Teamentwicklungsprozessen hin zu agilen Organisation
  • Etablierung und Weiterentwicklung des Projektmanagements (klassisch, agil, hybrid)
  • Übersetzer: Von Mensch zu Mensch, vom Mensch zur Technik und zwischen Systemen
  • Coaching für Führungs- und Führungsnachwuchskräfte
  • Gestalten, leiten und begleiten von Veränderungsprozesseny
  • Wechseln von Perspektiven und übersetzen von Anforderungen zur IT-Strategie und Systemauswahl
  • Analysieren, optimieren, innovieren und implementieren von Systemen und Prozessen.

  • Persönlich geprägt hat mich neben meinen vielen Projekten in der ganzen Welt sicherlich meine Zeit als Judo-Trainer und aktiver Judoka. Ich bin davon überzeugt, dass wir gemeinsam Dinge verändern können. Im Kleinen, wie im ganz großen. Letztlich zum Wohle aller.


    Lassen Sie uns ins Gespräch kommen, wie ich ihr Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie unterstützen kann.


    Ihr Tomas Schiffbauer
    Liebich & Partner Management- & Personalberatung AG
    Telefon +49-7221-90780

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